Vergaderen
Vergaderen is een belangrijk wanneer je samenwerkt in een bedrijf of binnen een project groep. Het doel van vergaderen is dat je uiteindelijk een besluit/ besluiten neemt over wat er moet gebeuren aan de huidige situatie en hoe dat dat aangepakt moet worden. Om een vergadering zo efficiënt mogelijk uit te voeren moet een vergadering goed worden voorbereid. Alle betrokkenen moeten weten wat de agendapunten zijn waar over vergaderd gaat worden zodat ze hierop voor kunnen bereiden. De voorzitter leid het gesprek en is dus de leider. Hij moet er voor zorgen dat de vergaderen soepel verloopt en iedereen heeft gezegd wat diegene wilde.
ā
Een vergadering heeft over het algemeen een vaste structuur
- Opening/ agenda
- Notulen ( vorige vergadering)
- Mededelingen / ingekomenstukken
- Agendapunt 1
- Agendapunt 2 etc.
- Wat verder ter tafel komt
- Rondvraag
- Sluiting
ā
De vergadering wordt vast gelegd door een notulist. Hij documenteert wat er tijdens de vergadering wordt gezegd, wat de argumenten zijn en wat de uiteindelijke besluiten zijn.
ā
Tijdens het een project Op school wordt er ook vergaderd. Ik heb aan het begin van het project gemerkt dat we aan het vergaderen waren zonder een duidelijke structuur en agenda punten. Het is dan moeilijk om dan een agenda punt af te sluiten en achteraf daarnaast zijn er nu de vergadering soms nog onduidelijkheden. Maar toen we de theorie van het vergaderen gingen toepassen heb ik gemerkt dat de vergadering een stuk vlotter en efficiënter verliep en het duidelijker was wat er precies moest gebeuren.